İnsan kaynakları profesyonelleri için en önemli belgelerden biri, başvuruya eklenen ön yazı ya da diğer adıyla kapak mektubudur. Bazı kurumlar bunun yerine niyet mektubu da talep edebilir. Özünde her iki belge de oldukça benzerdir; ancak niyet mektupları genellikle adayın becerilerine, yetkinliklerine ve motivasyonuna daha detaylı şekilde yer verir. Türkiye’de ise bu iki terim, çoğunlukla aynı belgeyi tanımlamak için birbirinin yerine kullanılmaktadır.
Ön yazı, işe alım sürecindeki uzmanlara, adayın kişiliği ve iletişim becerileri hakkında önemli ipuçları verir. Sıkça karşılaşılan bir durum şudur:
“İlan siteleri üzerinden yüzlerce başvuru yapıyorum ama hiçbir firmadan geri dönüş alamıyorum.”
Bu durumda, başvuru yapan adayların ortak noktalarından biri genellikle ön yazı hazırlamamış olmalarıdır.
Kendi firmalarımızda ilan yayınladığımızda, açıklama metninde sıklıkla “ön yazısız başvurular dikkate alınmayacaktır” ifadesini kalın ve altı çizili biçimde belirtmemize rağmen, gelen başvuruların yaklaşık %70-80’inde ön yazı bulunmamaktadır.
Bu durumun birkaç nedeni olabilir:
- Adaylar ilan metinlerini tam olarak okumamaktadır.
- Pozisyonun içeriği dikkate alınmadan başvuru yapılmaktadır.
- En yaygın neden ise, birçok kişinin ön yazı nasıl yazılacağını bilmemesidir.
Bu nedenle, aşağıda etkili bir ön yazı hazırlarken dikkat edilmesi gereken temel noktaları sizlerle paylaşıyorum:
1. Yazınızı Kişiselleştirin
Mümkünse muhatabın adını öğrenin. Genel ifadelerden kaçının.
Örneğin:
- Yanlış: “Sayın Yetkili”
- Daha İyisi: “Sayın Ahmet Yılmaz” ya da “Sayın XYZ Holding İnsan Kaynakları Yetkilisi”
2. Kısa ve Öz Olun
İK uzmanları her gün çok sayıda başvuru incelemektedir. Uzun mektupları okumaya vakitleri olmayabilir. Ön yazınız, hayat hikâyenizin detaylı anlatımı olmamalıdır.
Örnek bir hatalı giriş:
“1991 yılının bir kış günü dünyaya geldim, beş çocuklu bir ailenin en küçüğüydüm…”
Bunun yerine doğrudan başvuruya odaklı, sade bir dil tercih edilmelidir.
3. Pozisyonu ve Kurumu İyi Analiz Edin
Genel geçer, her kuruma uygun yazılmış metinlerden kaçının. Bu tarz ön yazılar, başvuru yapan kişinin kurumu ciddiye almadığı ve emek harcamadan başvurduğu izlenimini verir.
4. Net ve Yalın Bir Giriş Yapın
Örneğin:
“Sayın …,
Kurumunuzun AB-ilan.com’da yayımlanan … pozisyonu için başvurumu ekteki ön yazım, özgeçmişim ve referanslarımla birlikte iletmek isterim.”
5. Kendinizi Kısa Tanıtın ve Yetkinliklerinizi Vurgulayın
“… yılında … Üniversitesi’nden … derecesiyle mezun oldum. Pozisyon için gerekli olduğunu belirttiğiniz … yetkinliklerine ve … deneyimlerine sahibim. Tüm detaylara özgeçmişimde yer verilmiştir.”
6. Samimi ve Mütevazı Bir Kapanış Yapın
Aşırı iddialı ifadelerden kaçının.
Yanlış: “Ben aradığınız adayım.”
Doğru:
“Pozisyonla ilgili detayları sizlerden öğrenebilmek ve yetkinliklerimi yüz yüze aktarabilmek için bir mülakat fırsatı verirseniz memnuniyet duyarım.”
7. Yazım ve Dil Bilgisi Kontrolünü İhmal Etmeyin
Basit yazım ve imla hataları, ciddi bir olumsuz izlenim yaratabilir. Mümkünse ön yazınızı bir arkadaşınıza da okutun. Unutmayın, ön yazı sizin yazılı iletişim becerinizi, mülakat ise sözlü iletişiminizi temsil eder.
Sonuç olarak:
Etkili bir ön yazı, başvurunuzu fark edilir kılar. Kuruma özel, açık, kısa ve özgün bir dil kullanarak hazırlanmış bir mektup, işe alım sürecinde sizi öne çıkaracaktır.