Projeler, sadece fikirlerin değil, aynı zamanda planlama, koordinasyon ve rehber okuma disiplininin de ürünüdür. Hibe programlarına yapılan başvuruların büyük bir kısmı, teknik yeterlilikten ziyade biçimsel eksiklikler, hedef uyumsuzlukları ve kötü planlama nedeniyle elenmektedir. İşte başarılı bir proje başvurusunda dikkat edilmesi gereken temel noktalar:

1. 📚 Rehberi Dikkatle ve Tekrar Tekrar Okuyun

Bir hibe çağrısı yayınlandığında, ilk yapılması gereken şey başvuru rehberini okumaktır. Ancak birçok başvuru sahibi bu rehberi bir kere hızlıca gözden geçirip doğrudan yazıma geçiyor. Oysa rehber, projenin temel oyun kurallarını belirler:

• Başvuru kime açık?
• Hangi faaliyetler destekleniyor?
• Hangi gider kalemleri uygun?
• Değerlendirme nasıl yapılacak?

Rehberi satır satır, hatta bölgeye, hedef kitleye veya başvuranın tüzel yapısına göre farklı olabilecek yerleri vurgulayarak ve not alarak okumak gerekir. Projeniz çok iyi bir fikir olsa bile, rehberdeki tek bir teknik kurala uymamanız (örneğin ortak sayısındaki sınırı aşmak) projenizin direkt elenmesine neden olabilir.

2. 💰 Destek Tutarı Aralığına Uyun

Birçok proje yalnızca talep edilen destek miktarının hatalı olması sebebiyle elenir. Rehberde “Asgari 100.000 TL, azami 500.000 TL” gibi bir aralık belirtilmişse, 99.999 TL bile talep etmeniz otomatik red sebebidir. Bu sınırlar sadece miktarı değil, projenin kapsam ve ölçeğine dair bir mesaj da verir.

Ayrıca toplam bütçede hibenin yüzdesi (%80 destek, %20 eş finansman gibi) belirtilmiş olabilir. Bu durumda, yalnızca toplam hibe değil, eş finansman oranları da mutlaka denge içinde olmalıdır. Bütçe, sadece rakam değil; projenin mantığını, ölçeğini ve gerçekliğini de yansıtır.

3. 👥 Projeyi Ekip Olarak Hazırlayın

Proje yazımı sadece bir kişinin masa başında yaptığı bir iş değildir. Saha bilgisi olan biri, maliyetleri bilen bir uzman, lojistik ya da insan kaynağı konularına hâkim bir başka kişi… Bu farklı yetkinlikler bir araya geldiğinde projenin zayıf noktaları erkenden görülür.

Ayrıca proje kabul edilip uygulanmaya başlandığında, hazırlık sürecine katılmış olan kişilerin projeye hâkim olması, uygulama sırasında koordinasyonu kolaylaştırır. Başarıya ulaşan projelerde genellikle başvurudan uygulamaya kadar devamlılık gösteren ekip yapıları olur.

4. 🎯 Programın Hedef ve Önceliklerini İnceleyin

Birçok proje, çok iyi niyetli olmasına rağmen yalnızca programın amacına tam uymadığı için elenir. Hibe programları spesifik hedeflere ulaşmak ister. Örneğin, genç işsizliği azaltmak mı? Kadın kooperatiflerini güçlendirmek mi? İklim direncini artırmak mı?

Siz harika bir kültür-sanat projesi hazırlamış olabilirsiniz, ama destek programı kalkınma eksenliyse, başvurunuz ne kadar yaratıcı olursa olsun kabul edilmez. Bu nedenle projenizi hazırlamadan önce programın amaç-mantık-faaliyet ilişkisini dikkatlice kurun.

5. 📆 Proje Süresi Kurallara Uygun Olmalı

Başvuru rehberlerinde genellikle “proje süresi en az 6 ay, en fazla 18 ay olabilir” gibi ibareler yer alır. Bu, sadece zamanlama açısından değil, bütçe planlaması ve kaynak kullanımı açısından da belirleyicidir.

Eğer proje süresi çok kısa tutulursa, yapılması planlanan faaliyetler inandırıcılığını kaybeder. Süre çok uzun tutulursa ise bütçe gereksiz yere şişer. Gerçekçi, programın sunduğu aralık içinde, mantıklı bir zaman planlaması yapılması gerekir.

6. 📄 Teslim Şekli, Belgeler ve Şartnameler

Şekil şartları genellikle göz ardı edilir ama en çok başvuru bu sebeple elenir. Rehberde “PDF formatında, tek dosya, 10 MB’tan büyük olmayacak şekilde” diyorsa, siz dosyayı Word uzantısıyla gönderdiğinizde otomatik olarak reddedilirsiniz.

Elektronik başvurularda sistemin son 5 dakikasında yoğunluk yaşanabilir. Son gün değil, en az birkaç gün önce yüklemeyi tamamlamak gerekir. Fiziksel başvurularda da dosya sayısı, klasör rengi, dış zarf üzerindeki ibare gibi kurallar birebir uygulanmalıdır.

7. 🔢 Aynı Başvuru Sahibi ile Sınırlar Dahilinde Başvurun

Bazı programlar bir kurumun birden fazla başvuru yapmasına izin verirken, bazıları yalnızca tek bir proje başvurusu kabul eder. Ayrıca bazı programlarda aynı başvuru sahibinin hem başvuran hem ortak olmasına sınırlamalar getirilmiştir.

Bu nedenle sadece sizin değil, eş zamanlı çalışan ekiplerin de birbirinden haberdar olması gerekir. Aksi takdirde sistem aynı vergi numarasıyla birden fazla başvuruyu reddedebilir. Kurumsal koordinasyon şart!

8. 📑 Aşamalı Başvuru Modellerine Hazırlıklı Olun

Birçok uluslararası fon artık iki aşamalı başvuru sistemine geçmiştir:

• Ön Teklif (Concept Note) → kısa, öz, 3–5 sayfa arası.
• Tam Teklif → detaylı faaliyet planı, bütçe, mantıksal çerçeve vb.

Bu sistemde ön teklifin amacı, fikirlerin uygun olup olmadığını görmektir. Burada “etkileyici ama sade” bir dil kullanmak gerekir. Aşama geçildikten sonra detaylara girilir. İlk aşamayı geçmeden tam dosya hazırlamak zaman kaybı olabilir.

9. 📊 Değerlendirme Kriterlerine Göre Yazın

Proje rehberlerinde “değerlendirme ve seçim süreci” bölümü hayati önem taşır. Orada hangi başlıkların kaç puan üzerinden değerlendirildiği yazılıdır. Genelde:

• Alaka düzeyi (20 puan)
• Etki ve sürdürülebilirlik (20 puan)
• Yöntem ve uygulanabilirlik (30 puan)
• Ortaklık yapısı (10 puan)
• Bütçe yeterliliği (20 puan)

gibi puanlamalar bulunur.

Bu dağılıma göre zaman ve dikkatini harcaman gereken alanları belirlemelisin. Puanı yüksek olan bölümler, daha detaylı yazılmalı ve belgelerle desteklenmelidir.

✍️ Sonuç

Proje yazmak, sadece iyi fikir üretmek değil; teknik kurallara hâkim olmak, takım çalışmasını yürütmek ve fon verenin mantığını kavramak demektir. Başvuru sürecinde yapılacak küçük hatalar büyük kayıplara yol açabilir.

Bu 9 öneri, sizi sadece reddedilmekten korumaz, aynı zamanda başarılı bir uygulama süreci için güçlü bir temel de oluşturur.